Datenschutzerklärung für das Intranet des Internetportals der Firma Wacker+Döbler Vertriebsgesellschaft mbH
Die Wacker+Döbler Vertriebsgesellschaft mbH (im Folgenden als W+D genannt) unterhält einen Intranet-Bereich, welcher lediglich auserwählten Kunden bzw. Mitarbeitern zur internen Kommunikation und nur über ein persönliches Passwort zugänglich ist (im Folgenden als W+D-Intranet genannt). Hierzu erhebt, verarbeitet und speichert W+D Daten von Nutzern, die zur Betreuung und Verwaltung des Intranets dienlich sind.
1. Datenerhebung beim Anmeldeverfahren
Kunden bzw. Mitarbeiter des W+D, die dem W+D ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt und die Zustimmung des Verantwortlichen des W+D-Intranets dann erhalten haben, haben die Möglichkeit, sich mit der hinterlegten E-Mail-Adresse im W+D-Intranet zu registrieren und sowie ein persönliches Passwort zu bestimmen.
Sodann erhebt W+D lediglich folgende personenbezogene Daten von Nutzern: Vorname und Name und E-Mail-Adresse.
Um die Verwaltung und Betreuung des W+D-Intranets sowie den Austausch von Nutzern des W+D-Intranets zu verbessern, werden kraft der Absprache einzelnen Arbeitsverträge und auf freiwilliger Basis weitere Daten wie z.B. Anschrift und Telefonnummern usw. erhoben.
2. Datenspeicherung
Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe im W+D dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.
Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.
3. Datennutzung
Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der Geschäftszwecks der Firmen bzw. zur Betreuung und Verwaltung des Intranets genutzt. Dies erfolgt nur dann, sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach 10 Jahren gelöscht.
Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Nutzer erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.
3.1 Datenzugriff
Zeichnungsberechtigte Mitglieder der Geschäftsleitung erhalten Zugriff auf alle Nutzerdaten, sofern diese zur Aufgabenerledigung unmittelbar benötigt werden. Dazu gehören im Fall des leitendenden Mitarbeiters der Buchhaltung auch alle für die Festsetzung von Gebühren und deren Einzug.
Hauptamtliche Mitarbeiter der Vereinsgeschäftsstelle erhalten im Rahmen der Verwaltung und -betreuung von Mitgliedern und Mitarbeitern Zugriff auf alle Nutzerdaten. Dazu gehört auch der Zugriff auf die Kontaktdaten zur Versendung von Newsletters oder sonstigen Mitteilungen, sofern die Betroffenen der Versendung nicht widersprochen haben.
3.2 Datenweitergabe innerhalb des W+D.
Personenbezogene Daten von Nutzern des Intranets werden intern grundsätzlich nur weitergegeben, wenn dies der Verwaltung des Intranets dient.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten individueller Nutzer erfolgt nur an satzungsgemäße Funktionsträger des W+D, die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
3.3. Datenweitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten der Nutzer werden ohne Zustimmung der Nutzer nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.
Zum Zweck der Zustellung der Mitteilung bzw. der brieflichen Kommunikation mit seinen Kunden bzw. Mitarbeitern behält sich W+D vor, personenbezogene Daten auch an Dritte (z.B. Versender) weiterzuleiten, die ihrerseits dem Datenschutz verpflichtet sind.
Dritte werden verpflichtet, die vom W+D überlassenen Daten nur für die verabredeten und nicht für eigene Zwecke zu nutzen und sämtliche Daten nach Abschluss des jeweilig definierten Auftrages zu vernichten.
3.4 Vorgaben Dritter
W+D weist darauf hin, dass er im Rahmen des Zahlungsverkehrs (SEPA-Mandate) auch Basisdaten an Banken übermitteln kann, sofern dies von den Banken als unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung der Zahlung des Beitrages bzw. der Gebühren gefordert wird.
W+D behält sich vor, den Zahlungsverkehr inklusive etwaiger Rücklastschriften zu dokumentieren.
4. Veröffentlichung
(a) Extern
W+D macht besondere Ereignisse und Aktivitäten in der Mitteilung der Firmen, über Pressemitteilungen, auf den Internetportal W+D oder W+D-Intranet bekannt. Dabei können Fotos und personenbezogene Nutzerdaten veröffentlicht werden.
Der einzelne Nutzer kann jederzeit gegenüber der Firmenleitung des W+D einer solchen Veröffentlichung widersprechen, sofern dieser keine betriebliche Vereinbarung entgegensteht. Im Falle berechtigten Widerspruches unterbleibt in Bezug auf den widersprechenden Nutzer bzw. Mitarbeiter eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Betriebswahlen.
(b) Intern
Im W+D-Intranet kann jeder Nutzer jederzeit selbst festlegen, ob und welcher Teil seiner Profil-Daten für andere Nutzer des Intranets sichtbar sein soll.
5. Löschung
Stammdaten, die für eine eindeutige Identifizierung des Nutzers nicht essentiell sind, sowie freiwillige Angaben von kommunikativen Interessen, können vom individuellen Nutzer nach passwortgeschütztem Login jederzeit im W+D-Intranet auf der jeweils individuellen Profilseite gelöscht werden.
Beim endgültigen Austritt des Nutzers aus W+D-Intranet werden alle personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Kassenführung betreffen. Diese Daten bleiben gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der Frist gelöscht.
Unterlagen und Datenbanken, die W+D-Intranet nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.
6. Firmenarchiv
Im Archiv des W+D-Intranets werden in der Regel nur personenbezogene Daten archiviert, die auch als veröffentlichungsfähig gelten. Sollten Vorgänge mit nicht mehr aktiv genutzten personenbezogenen Daten hinterlegt werden, so wird sichergestellt, dass nur einzelne Personen Zugang haben, die eine Datenschutzerklärung unterzeichnet haben.
Die Nutzung des Archivguts in personenbezogener Form ist im Rahmen konkreter Fragestellungen eingeschränkt und nur nach Genehmigung durch die Firmenleitung zulässig.
